Guía práctica para la aplicación del control horario de los trabajadores.

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Las empresas deben registrar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pudiera estar prevista.

1. ¿En qué consiste la obligación empresarial de registrar diariamente la jornada de trabajo de los trabajadores?

 

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (modificado por el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo) establece que la empresa garantizará el registro diario de la jornada de los trabajadores. Dicho registro deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pudiera estar previsto. De este modo, el registro debe contener, como mínimo, la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada de cada trabajador. Así, se trata de una obligación de mínimos que permite que la empresa registre, si así lo desea, no solo la hora de inicio y de fin, sino también el tiempo de trabajo efectivo, así como los tiempos de descanso de cada trabajador. Es importante tener en cuenta que la obligación recae sobre la empresa, no sobre el trabajador, y por ello, debe ser ésta quien garantice el registro estableciendo los medios necesarios para ello.

Además, la empresa deberá conservar el registro de jornada durante cuatro años, debiendo permanecer el mismo a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

2. ¿La obligación de registrar la jornada aplica a todos los trabajadores sin excepción alguna?

Actualmente, la obligación de registrar la jornada es de aplicación a todos los trabajadores de la empresa sin excepción. De este modo, la empresa debe garantizar el registro de jornada de cada trabajador con independencia de las concretas circunstancias en las que éstos presten sus servicios (tiempo completo, tiempo parcial, etc.).

3.¿Es posible registrar el tiempo de trabajo efectivo y no solo la hora de inicio y de fin?

Además de registrar la hora de inicio y fin, también consideramos posible registrar el tiempo de trabajo efectivo. Conforme a lo indicado anteriormente, se trata de una obligación legal de mínimos que permite que la empresa registre, si así lo desea, no solo la hora de inicio y de fin, sino también el tiempo de trabajo efectivo, así como los tiempos de descanso de cada trabajador. A estos efectos, cabe precisar que existirán trabajadores que debido a sus desplazamientos o a sus concretas circunstancias inicien y finalicen su jornada en un determinado momento, sin que todo el tiempo que medie entre ambos momentos tenga la consideración de tiempo de trabajo efectivo, de modo tal que puede considerarse de interés registrar también el tiempo de trabajo efectivo.

Al respecto y como regla general, se entiende por tiempo de trabajo efectivo todo período durante el cual el trabajador permanezca en el trabajo, a disposición del empresario y en el ejercicio de su actividad o de sus funciones. Así, conforme a la jurisprudencia europea y nacional, no caben las categorías intermedias, por lo que existirá tiempo de trabajo efectivo o tiempo de descanso. Además, los desplazamientos deberán computarse como tiempo de trabajo en caso de que el centro de trabajo del trabajador sea móvil o itinerante, así como en aquellos supuestos en el que los desplazamientos se deban a instrucciones u órdenes del empresario. De esta forma, será imprescindible observar cada caso concreto para determinar si nos encontramos ante tiempo de trabajo efectivo.

4. ¿Cuál es el mecanismo para registrar la jornada de trabajo?

Para cumplir con la obligación legal prevista en el nuevo redactado del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, la empresa deberá acordar cómo organizar el registro y la forma de documentarlo mediante negociación colectiva (de cualquier ámbito, sectorial, empresarial, etc.) o acuerdo de empresa.

Nada indica la norma sobre el tiempo mínimo o máximo que debe durar la negociación por lo que, en principio, la negociación no está sometida a un límite máximo temporal. Eso sí, en los casos en los que se prolongue excesivamente habrá que poder acreditar que se ha negociado de buena fe, que han existido propuestas, debate, etc. En pocas palabras, la empresa deberá poder justificar, objetivamente, la demora en la negociación para evitar que pueda considerarse que ha intentado dilatar la negociación con la finalidad de evitar implementar el registro de jornada.

5. ¿Qué sucede si no se alcanza un acuerdo sobre cómo organizar el registro y la forma de documentarlo?

En defecto de negociación colectiva o acuerdo empresarial, será la empresa quien decida sobre la organización del registro de jornada previa consulta con los representantes legales de los trabajadores de existir.

6. ¿Qué sucede si no existe representación legal de los trabajadores en la empresa?

La obligación de implementar el registro diario de la jornada subsiste aunque no exista representación legal de los trabajadores en la empresa. Sin embargo, en este caso no habrá que cumplir con el trámite de consultar a la representación legal de los trabajadores antes de implementar el registro diario de jornada de trabajo.

En todo caso, entendemos que desde el pasado 12 de mayo de 2019 las empresas sin representación legal de los trabajadores tendrán la obligación legal de disponer del sistema de registro de jornada obligatoriamente para todos sus centros de trabajo y trabajadores. Asimismo, también entendemos que el establecimiento del registro de jornada debiera ser paulatino o progresivo en estos casos, estableciendo tal vez una comisión de seguimiento (por personas de la empresa ante la ausencia de representación legal de los trabajadores) que valore y controle su adecuación a la realidad.

7.¿Qué opciones vienen considerando las empresas para organizar el registro diario de jornada?

Entre las formas posibles de organizar el registro diario de jornada, las empresas vienen considerando desde un registro electrónico o digital (que no sólo registre la hora de inicio y de fin de la jornada, sino también el tiempo de trabajo efectivo y los tiempos de descanso de cada trabajador), hasta un registro en papel a ser firmado diariamente por los trabajadores y que incluye únicamente la hora de inicio y de fin de la jornada diaria.

En todo caso, lo habitual es que el sistema de fichaje sea diverso en función del tipo de actividad que desempeñe cada colectivo de trabajadores. A estos efectos, cabe precisar que existen empresas que comercializan sistemas de fichajes para distintos colectivos (trabajadores presenciales, comerciales, trabajo a distancia, etc.).

Las herramientas tecnológicas que se están desarrollando no sustituyen el necesario análisis previo sobre el modelo de registro que se quiere implantar, ni tampoco evitan el proceso de negociación con los representantes que es necesario abordar, actuaciones para las que podéis contar con nuestro asesoramiento en la forma que os parezca más adecuada. Pero una vez definido el modelo, algunas de estas herramientas tecnológicas pueden ayudar a implementar el mismo de manera ágil y sencilla.

8. ¿El registro diario de jornada puede ser diferente en el seno de una misma empresa?

Como consecuencia de la negociación colectiva o acuerdo empresarial, consideramos posible que el registro de la jornada pueda ser diferente en función de las necesidades que puedan presentar los distintos colectivos de trabajadores o centros de trabajo de la misma empresa.

A estos efectos, cabe precisar que si bien los departamentos de Recursos Humanos desempeñan un rol determinante en esta materia, resulta altamente recomendable la participación de los directores de los distintos departamentos de las empresas, ya que son ellos los que conocen las distintas necesidades de actividad de su personal (que son las reales del negocio) y pueden dar valor añadido al registro diario de jornada que se implemente en las empresas.

9. ¿Cuándo entra en vigor la nueva obligación empresarial de registrar diariamente la jornada de trabajo de los trabajadores?

La Disposición Final Sexta del Real Decreto Ley 8/2019 establece, en su apartado 4, que la obligación de registrar la jornada será de aplicación a los dos meses de la publicación de la norma en el Boletín Oficial del Estado, esto es, el 12 de mayo de 2019.

10. ¿Es obligatorio registrar la jornada a partir del 12 de mayo o es partir de dicha fecha cuando la empresa debe iniciar la negociación para posteriormente implementar -con o sin acuerdo- el registro diario de jornada?

Teniendo en cuenta la literalidad de las disposiciones contenidas en el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, consideramos que es a partir del 12 de mayo de 2019, cuando ha de ponerse en marcha el procedimiento establecido en el mismo (la negociación) para, más tarde, implementar el registro.

11.Por tanto, ¿se estaría cumpliendo con la nueva obligación legal si el 12 de mayo se insta la negociación con los representantes de los trabajadores, en el ámbito empresarial o superior, sobre la forma de organizar y documentar el registro de jornada?

Sí. Aunque se trata de una interpretación no exenta de riesgo, no parece exigible contar con el registro desde ayer, 12 de mayo de 2019, sino que es a partir de dicha fecha cuando la empresa deberá de poner en marcha el procedimiento de negociación indicado por el Real Decreto Ley 8/2019.

En todo caso, para que pueda entenderse cumplida la obligación legal, es preciso que al instar la negociación la empresa proponga un determinado «modelo» de registro, de manera que si la negociación no concluye con acuerdo -en el plazo no determinado que pueda considerarse que la negociación realmente subsiste- pueda implantarse el mismo previa consulta con la representación de los trabajadores.

12. ¿Alguna recomendación en ese sentido?

Recomendamos que las empresas inicien cuanto antes la negociación colectiva. En efecto, si bien ayer, 12 de mayo, el registro de jornada no estaba implementado, al menos pueden alegar que están cumpliendo con la obligación de negociar en los términos indicados por el Real Decreto Ley 8/2019.

13. ¿El registro diario de jornada elimina la obligación empresarial de registrar las horas extraordinarias realizadas por sus trabajadores?

No. Sin perjuicio de la obligación legal empresarial de garantizar el registro diario de la jornada de los trabajadores (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), se mantiene vigente la obligación de registrar las horas extraordinarias en los términos exigidos por el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores.

14. ¿Va a aprobar el Gobierno medidas adicionales vinculadas al registro diario de jornada?

De conformidad con lo dispuesto en el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, que modifica el artículo 34.7 del Estatuto de los Trabajadores, el Gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, podrá establecer especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran. A la fecha no se ha publicado ninguna regulación adicional en este sentido. En todo caso, podría aprobarse alguna normativa adicional específica relativa al registro diario de la jornada, principalmente para los supuestos de jornadas especiales de trabajo reguladas en el Real Decreto 1561/1995.

En todo caso, y luego de efectuar un análisis de la regulación en distintos países, cabe precisar que existen algunas excepciones al registro diario de jornada como es el caso de trabajadores con funciones directivas decisivas y/o alta dirección (Austria, Brasil), trabajadores del hogar (Italia), trabajadores externos y trabajadores a distancia/teletrabajadores siempre y cuando la empresa carezca de medios efectivos para llevar un control (Brasil).

Asimismo, cabe precisar que en Bélgica la obligación de establecer un sistema de registro del número de horas diarias efectivamente trabajadas por los trabajadores solo aplica a ciertos sectores (como el sector financiero/bancario) o a ciertos colectivos (como es el caso de los trabajadores a tiempo parcial que prestan servicios fuera de su horario de trabajo habitual) o a trabajadores que realizan jornada laboral variable (con períodos fijos en los que el trabajador debe estar presente «período principal» y períodos variables en los que el trabajador elige el inicio y fin de la jornada de trabajo así como los descansos «período libre»).

En el caso de Francia, las obligaciones empresariales relativas al control de la jornada laboral varían en función del colectivo de trabajadores, efectuándose una diferencia entre trabajadores cuya jornada laboral se calcula en horas (semanales, mensuales o anuales) y trabajadores que prestan sus servicios en el marco de un contrato suscrito por un número determinado de días («forfail annuel en jours»).

Adicionalmente, resulta de interés citar la regulación portuguesa sobre registro de jornada, que establece, en el caso de trabajadores que realicen su actividad fuera de las instalaciones de la empresa (por ejemplo, personal de ventas), que el empleador debe asegurarse de que el empleado firme dicho registro inmediatamente después de regresar a la empresa, o enviar dicho registro debidamente firmado para permitir que la empresa lo tenga en un plazo de 15 días después de finalizado el trabajo fuera de las instalaciones de la compañía.

15. ¿A qué sanciones se enfrenta la empresa por no cumplir con la obligación de registrar la jornada de los trabajadores?

Sí. El incumplimiento de la obligación de registrar la jornada constituirá una infracción grave en materia laboral de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social, y que puede ser sancionada, en su grado mínimo con una multa de 626 euros a 1.250 euros, en su grado medio con una multa de 1.251 euros a 3.125 euros y en su grado máximo con una multa de 3.126 euros a 6.250 euros.

16. ¿Qué incidencias puede haber en el tratamiento de datos personales de los trabajadores por parte los proveedores de servicios que gestionen los registros de jornada?

Las empresas que gestionen los registros de jornada por encargo de los distintos empleadores (responsable del tratamiento), y que por tanto traten datos personales de los trabajadores de sus clientes, serán considerados como encargados de tratamiento conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos. Sin perjuicio de la obligación de información a los trabajadores en los términos previstos por la legislación de protección de datos, cabe precisar que la labor del encargado del tratamiento debe ser de estricto sometimiento a las indicaciones del responsable del tratamiento (empleadores) y dicho tratamiento deberá documentarse a través del contrato correspondiente, incluyendo la obligación de no utilizar tales datos personales para finalidades distintas a las acordadas, medidas de seguridad, etc.

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